1. Geltungsbereich:

Diese Bedingungen gelten für die zwischen der KUBMAQCS
(nachstehend MAQCS genannt) zur Zertifizierung von Qualitäts-Managementsystemen und deren Auftraggebern geschlossenen Verträge, soweit nicht anderes schriftlich vereinbart wurde oder gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.

1.1 Vertragsgegenstand:

Gegenstand des Vertrages ist die Durchführung eines Verfahrens zur Auditierung und Zertifizierung des QMSystems des Auftraggebers im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen gemäß der gewünschten Nachweisstufe sowie zur Erteilung und Verwendung des MAQCS Zertifikates.

2. Antragstellung:

Mit der rechtsgültigen Antragstellung durch das Antragsformular anerkennt der Auftraggeber die allgemeinen Zertifizierungsbedingungen der MAQCS an und ist mit Ihrer Geltung einverstanden.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, alle im Rahmen der Zertifizierung seines QM-Systems benötigten Unterlagen der MAQCS termingerecht, d.h. unter Einhaltung der im Angebot genannten Fristen zur Verfügung zu stellen.

Der Auftraggeber stellt sicher, dass den Auditoren alle Informationen zur Beurteilung des QM-Systems vollständig und wahrheitsgemäß erteilt werden. Verantwortliche Mitarbeiter müssen während eines Audits zur Verfügung stehen und es muss die Möglichkeit zur Einsichtnahme aller relevanten vorhandenen Unterlagen gewährleistet sein.

Der Inhaber eines Zertifikates ist verpflichtet, alle wesentlichen Änderungen, die Einfluss auf die Erfüllung des zu zertifizierenden QM-Systems oder die jeweiligen Zertifizierungsanforderungen haben können, der MAQCS unverzüglich mitzuteilen.

Die MAQCS bestätigt den Termin zur Durchführung des Zertifizierungsverfahrens beim Auftraggeber. Wenn durch Verschulden des Auftraggebers der vereinbarte Audittermin nicht zustande kommt, ersetzt der Auftraggeber der MAQCS die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Aufwendungen. Bei Nichtzustandekommen des Audittermines aus o. g. Grund beginnen die Fristen gemäß Angebot von neuem.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, die anfallenden Gebühren lt. Angebot / Gebührenordnung nach Aufforderung durch Rechnungsstellung umgehend zu entrichten. Diese Verpflichtung besteht unabhängig vom Einfluss auf die Erfüllung dieser AZB´s sowie der entsprechenden Nachweisforderung des zu zertifizierenden, bzw. zertifizierten QM-Systems .

3.6 Räumlichkeiten:

Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auditoren für die Durchführung der Audits vor Ort entsprechende Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen.

Die MAQCS verpflichtet sich, ihre Tätigkeit im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens durch qualifiziertes Personal und nach bestem Wissen und Gewissen auszuführen. Die MAQCS haftet nicht für die Nichtanerkennung des Zertifikates durch Dritte oder bei Schadensersatzforderungen an den Zertifikatsinhaber aufgrund nicht erfüllter Erwartungen. Ansonsten haftet die MAQCS - gleich aus welchem Rechtsgrund - nur, wenn von ihr Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden. Schadensersatzansprüche, die nicht der kurzen Verjährungsfrist des § 638 BGB unterliegen, verjähren nach 3 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Eingang des Auditberichtes beim Auftraggeber.

4.2 Vertraulichkeit:

Die MAQCS verpflichtet sich, alle ihr, ihren Mitarbeitern und in ihrem Auftrag tätigen Personen zugänglich gemachten Informationen über einen Auftraggeber streng vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der mit dem Auftraggeber vereinbarten Tätigkeiten zu verwenden. Ausnahmen davon bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Im Rahmen der Publikationspflicht darf die MAQCS die Adressdaten des Auftraggebers bekannt geben.

4.3 Urheberrechtsschutz:

Die MAQCS behält an den von ihr erbrachten Leistungen, soweit sie urheberrechtsfähig sind, das Urheberrecht. Der Auftraggeber darf insbesondere die ihm im Rahmen des Auftrags zugänglich gemachten Arbeitspapiere, Unterlagen und anderweitigen Hilfsmittel nur für den vereinbarungsgemäßen Zweck verwenden. Das Kopieren, Vervielfältigen und auch Veröffentlichen der im Rahmen des Auftragsverhältnisses von der MAQCS zugänglich gemachten Arbeitspapiere, Unterlagen usw. bedarf in jedem Fall der Einwilligung der MAQCS .

Die MAQCS verpflichtet sich, nur Auditoren, die von der Leitung der MAQCS aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihren Erfahrungen im Qualitätsmanagement und ihrer charakterlichen Eignung als MAQCS -Auditoren berufen wurden, einzusetzen. Eine begründete Ablehnung eines oder mehrerer der für den Auftrag benannten Auditoren durch den Auftraggeber verpflichtet die MAQCS , einen neuen Vorschlag zu unterbreiten. Für den Fall, dass ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits aus Gründen, die er selbst nicht zu vertreten hat, ausfällt, benennt die MAQCS in Absprache mit dem Auftraggeber einen Vertreter.

Auf Wunsch des Auftraggebers kann die Durchführung eines Voraudits veranlasst werden. Die im Voraudit durchgeführten Untersuchungen beinhalten in der Regel die Prüfung der Qualitätsmanagementdokumentation und die stichprobenartige Funktionsprüfung des QM-Systems. Das Voraudit erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit der festgestellten Mängel.

Das Zertifizierungsaudit wird entsprechend den Vereinbarungen mit dem Auftraggeber durchgeführt. Das Zertifizierungsaudit besteht aus einer Prüfung der QM-Unterlagen, der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Umsetzung der QM-Anforderungen in der Praxis.

Lässt die Auswertung der QM-Unterlagen ein Audit als sinnvoll erscheinen, so wird der Audittermin, der vereinbart wurde, bestätigt. Bei groben Abweichungen bei der Unterlagenprüfung bekommt der Auftraggeber vorab einen Unterlagenprüfbericht. Es liegt dann im Ermessen des Auftraggebers, das Audit durch die MAQCS durchführen zu lassen.

Das Audit wird zu dem mit dem Auftraggeber vereinbarten Termin durchgeführt. Während des Audits überzeugen sich die Auditoren, ob die schriftlichen Festlegungen des QM-Systems auch entsprechend Anwendung finden. Die während des Audits festgestellten Mängel, Abweichungen werden mit dem Auftraggeber anschließend im Abschlussgespräch besprochen. Der Auftraggeber erhält von der MAQCS abschließend einen Auditbericht, in dem das Ergebnis des Audits festgehalten ist.

Jährlich findet mindestens ein Überwachungsaudit während der Gültigkeitsdauer des Zertifikates durch die MAQCS statt. Bei Nichteinhaltung verfällt die Gültigkeit des Zertifikats.

Nach 3 Jahren wird empfohlen ein Wiederholungsaudit durch die MAQCS zur weiteren Aufrechterhaltung des Zertifikates durchzuführen.

Werden bei Zertifizierungs-, Überwachungs- oder Wiederholungsaudits Mängel festgestellt, so liegt es im Ermessen des Auditors, die Forderung nach einem Nachaudit zu bekunden. Die durch ein Nachaudit entstehenden Kosten sind vom Auftraggeber zutragen.

In außerordentlichen Fällen können von der MAQCS Zusatzaudits empfohlen werden. Dies geschieht insbesondere dann, wenn die MAQCS Gründe für eine Aberkennung des Zertifikates bekannt werden sowie bei der Änderung von Normen, Richtlinien oder Vereinbarungen, die der Zertifizierung zugrunde liegen.

6. MAQCS Zertifikat:

6.1 Erteilung des Zertifikates:

Sind gemäß des Auditberichtes alle Voraussetzungen für den Nachweis eines funktionsfähigen Qualitätsmanagementsystems gegeben, so wird durch das Zertifizierungs-Gremium das Zertifikat mit dem Entscheid erteilt. Die Auflagen und Einschränkungen (siehe Pkt. 6.4), die sich aufgrund des Auditberichtes ergeben, werden im Entscheid festgelegt.

6.2 Gültigkeitsdauer / Gültigkeitsbereich:

Ausgestellte Zertifikate haben eine Gültigkeit von 3 Jahren, wenn die Überwachungsaudits in den festgelegten Fristen mit positivem Ergebnis abgeschlossen werden. Die Erneuerung des Zertifkates ist möglich, wenn innerhalb des Gültigkeitszeitraumes zwei Überwachungs-audits durchgeführt wurden. Sofern auf dem Zertifikat keine Einschränkungen des Gültigkeitsbereiches gemacht wurden, erstreckt sich dieser auf das gesamte Unternehmen. Bei einer Einschränkung auf Teilbereiche eines Unternehmens wird diese stets auf dem Zertifikat vermerkt.

Die Aberkennung eines Zertifikates erfolgt, wenn wesentliche, zum Zeitpunkt der Zertifikatserteilung gegebene Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind, oder der Auftraggeber den unter Ziffer 3 genannten Pflichten nicht nachkommt.

Die Vergabe eines Zertifikates kann mit Auflagen verbunden sein. So kann z.B. die Behebung von Mängeln innerhalb einer festgesetzten Frist in der Weise gefordert werden, dass der Auftraggeber Mängel eigenständig beheben und dies schriftlich bestätigen muss. Die Auflage kann auch eine weitere Überprüfung, d.h. ein Nachaudit beinhalten.

Die MAQCS führt eine Liste mit allen Inhabern von MAQCS Zertifikaten.

Einspruch gegen einen Auditbericht, den Abbruch des Audits oder den Entscheid zur Zertifikatserteilung kann nur innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt des Berichtes oder des Entscheids geltend gemacht werden.

Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer der Bedingungen dieser AZB´s gilt an deren Stelle die gesetzliche Regelung als vereinbart. Die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen bleibt unberührt.

Die Schiedstelle ist das oberste Entscheidungsgremium, das der Auftraggeber bei Meinungsverschiedenheiten über Informationsverlangen und Bewertungen durch die Auditoren sowie bei Erteilung oder Entziehung des Zertifikates anrufen kann.

Der Vertrag gilt, sofern im Angebot keine andere Vereinbarung getroffen wurde, 3 Jahre entsprechend der Gültigkeit des Zertifikates, wenn die jährlichen Ü-Audits eingehalten werden.

Der Vertrag kann seitens des Auftragsgebers 6 Wochen zum Quartalsende gekündigt werden. Bei Kündigung des Vertrages muss der Auftraggeber eine entsprechende Gebühr in Höhe von 40% des Auftragswertes der noch ausstehenden Leistungen an die MAQCS entrichten.

Das Zertifikat kann bei unvollständigen od. unwahren Angaben bzgl. des QM-Systems außerhalb des festgelegten Gültigkeitsbereiches sowie bei Verletzung der Informationspflicht über Änderungen des QM-Systems / Organisation aberkannt werden. Irreführende Produktwerbung mit dem Zertifikat ist untersagt. Die Aberkennung wird dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt.

Bei einem Abbruch des Audits durch Verschulden des Auftraggebers, muss dieser die bei der MAQCS bis dahin angefallenen Aufwendungen dieser erstatten.